【フリーランスの交通費】クライアントへの請求方法も徹底解説！
2021.03.18
クライアントとの打ち合わせにかかった交通費を経費にしたい
出張ついでにプライベートな旅行もした、どこまで経費に出来る？
という疑問をお持ちの方のための記事です。
フリーランスはかかった交通費を
クライアントに対して交通費を請求する
経費として計上する
の2パターンがあります。
具体的には
フリーランスが経費にできる交通費
交通費の領収書が無い時にどうやって経費にするのか
について説明していきます。
この記事が参考になれば幸いです。
フリーランスは交通費を経費で落とせる？サラリーマンとの違いを徹底解説
結論から言うと、フリーランスの交通費は経費で落とすことが可能です。 経費にすれば節税になるため、積極的に落としたいところですね。
ここではサラリーマンの交通費と比較しながらフリーランスの交通費の扱いを解説していきます。
サラリーマンの交通費
サラリーマンの場合、会社から通勤手当として定期代等が支給されると思います。 通退勤時に金銭的負担がかからず、経費なども考える必要がないといったメリットがあります。 常に職場へ通う労働者には必須の手当と言えるでしょう。
フリーランスの交通費
フリーランスもクライアントとの打ち合わせはもちろん、常駐先での勤務や出向が必要になった場合などに電車やバスを使って移動する必要があります。
フリーランスの交通費は自身で負担しなければなりませんが、業務に関わる交通費に関しては経費で落とすことが可能です。
フリーランスはまず交通費をクライアントに請求することを考えよう
フリーランスは交通費をまずクライアントに請求することを考えましょう。 特に指示がないため、報酬に組み込んで考えてしまうと単価が下がってしまい、損です。
ここでは3つの場面に分けてそれぞれの対応を紹介します。
見積もりの段階で交通費について決めておくのがベスト
見積もりの段階でクライアントと交通費について話し合って置く必要があります。 見積書に「交通費別途支給」「出張費として1万円」などと記載があればその通りに請求すればOKです。
見積もりでは決めなかったが、クライアントから「交通費を請求してください」と言われた
見積もりの段階で交通費が発生する契約ではなかったが、実際に交通費が発生した場合です。
特にクライアントから指示がない場合は
○月Ｘ日、○○の取材の交通費
新幹線（東京～□□駅）往復￥15,000
タクシー（□□駅～現地）往復￥2,000
-----------------------------------
￥17,000
のようにエクセルなどで請求書を作成すると良いでしょう。 領収書のコピーやスキャンしたものを同封出来るとベストです。
見積もり段階では特に何も決めず、かかった交通費についてクライアントから何も指示が無かった場合
最も対応に困る場合です。 交通費自体の金額の大小にかかわらず、クライアントに「交通費を請求させて頂いてもよろしいでしょうか」と確認するべきです。
クライアントはフリーランスの仕事について単価で予算を組んでいる場合が多いです。 勝手に報酬に組み込んで請求してしまうと、その単価が上がってしまいます。
【事例】フリーランスが交通費を経費にできる場面を徹底解説
ここでは、フリーランスが実際に交通費を経費にできる具体的な場面を解説します。 ぜひ参考にしてみてください。
出張費
フリーのライターやカメラマンなど、取材先などに赴く場合に発生する交通費は、全て経費にすることが可能です。
また、交通費とは別に、業務で必要になる費用なども経費で落とすことができます。 ホテルの宿泊費なども経費にすることができます。
経費にする場合には必ず領収書を発行してもらうようにしてください。(領収書については後ほど説明します) 領収書は経費を発生させた証明になるため、確定申告で必要になります。
ただし、食事代などの業務とは関係無く発生した費用は経費にできませんので注意してください。
タクシーを利用した
クライアントとの接待などで飲み会などを行った場合にタクシーを利用することもありますよね。
この場合は交通費では無く「交際費」(または接待交際費)として経費にすることが可能です。 その他接待で発生した費用も全て交際費として経費に落とすことができます。
ただし、タクシー利用もプライベートの場合は経費にできませんので注意してください。
逆に自分が接待を受ける場合にタクシーで移動した場合は交通費扱いとなります。 遠距離の場合は「旅費交通費」な名前が変わるため、区別して覚えておきましょう。
経費の種類は、確定申告時に重要になります。 記録する経費名を間違えると、経費として落とせなくなる可能性があるため注意してください。
自家用車のガソリン代
業務に関係がある場合、自家用車で移動した分のガソリン代を経費にすることができます。 しかし、消費したガソリンの正確な使用金額の算出は難しいのが現実です。
走行距離や燃費などで経費にする金額決めると良いでしょう。
ガソリン代は「旅費交通費」「消耗品費」「車両費」「燃料費」の4つのどれかとして扱うことができます。 ただし、旅費交通費→消耗品費のように、途中で経費の種類を変更しないようにしましょう。
さらに、業務で車を利用する場合には、保険料・洗車代・車検料・駐車料金なども経費にすることが可能です。 こちらも、プライベートで利用した場合を除くようにしてください。
徴収書が貰えなくても大丈夫？フリーランスが交通費を経費にする方法
そもそも交通費は領収書を貰えない場面が多いですよね？
徴収書が貰えなくても、交通費を経費にする方法があります。 ここではその方法を紹介します。
領収書が貰えるのであれば必ず貰う
しつこいようですが、領収書は可能であれば必ずもらうようにしましょう。
交通費を経費に落とすには、利用目的と実際に支払った証明が必要です。 その証明に必要になるのが領収証になります。
駅の中には、切符販売機で領収書を発行できるところもあるため、そういった場合には領収書を発行しておくことをおすすめします。
また、領収書は確定申告時に経費の証明に使用するため、大切に保管しておきましょう。
領収書が発行できない場合でも、出金伝票に記録するといった手もあります。 出金伝票とは一体どのようなものなのでしょうか？
出金伝票で管理する
出金伝票とは、領収書の代わりに支払いの証明ができる伝票のことです。 日付・支払先・金額・支払い内容を表記する欄があり、記述することで領収書と同じ効果を持ちます。
駅の中には領収書が発行されない場所もあるため、そういった場合に出金伝票を使うことで、詳細を記録しておくことが可能です。
領収書をもらい忘れた場合や領収書を発行してくれない場合には出金伝票が役立つでしょう。
フリーランスの中には、エクセルなどで自分で出金伝票を作成してしまう方もいます。 パソコンで出勤情報を記録しておくのも良いかもしれませんね。
交通費精算書を活用する
交通費精算書とは、業務に関連する交通機関の利用を記録するための書類です。
日付・路線・乗車駅・下車駅・乗車時間・金額などを表記することができます。 サラリーマンの方は会社で利用したことがあるかもしれません。
使用できるのは交通費限定ですが、かなり詳細に記録することができるため、領収書が無い場合には出金伝票よりも信用度が上がります。
また、近年ではインターネット上で交通費精算書を作成することが可能です。 紙で保存しておくと、紛失や劣化といった問題が発生することもあるため、検討してみてください。
Suicaなど電子マネーの場合は利用履歴を使用
駅で切符ではなく電子マネーにチャージして利用する方が多いと思います。 電子マネーで定期も購入できるため、非常に使い勝手が良いですね。
Suicaは駅の券売機で利用履歴を印刷することができます。 ただし、過去100件以上前の履歴は印刷できず、26週間を超えた履歴を印刷することもできません。 こまめに利用履歴を発行するようにしてください。
また、「Suicaインターネットサービス」でチャージした金額や利用した日時・金額などを確認することが可能です。
これらを用意すれば交通費を経費にすることは可能です。
注意！チャージした分は経費にならない
ここで注意が必要なのはSuicaにチャージしたお金は経費として落ちないということです。
例えばSuicaにチャージした2000円は経費になりません。 実際に交通費として使用した分が経費になります。
これは電子マネーにチャージしただけでは何に使用したかがわからないためです。
まとめ: フリーランスは交通費を経費にしよう！
今回の内容をまとめると、
フリーランスが交通費を経費にすることで節税に繋がる。
ただし、経費にするためには証明手段が必要(領収書など)
業務に関係がある出費は経費にすることが可能。
領収書をきちんと受け取る。無い場合には出金伝票や交通費精算書などで代用可能。
Suica等の電子マネーでチャージしたお金は経費にはできないが、利用履歴を印刷することで領収書として扱うことができる。
これからフリーランスを目指す方で交通機関を利用する場合は覚えておきましょう。
ここまでお読み頂きありがとうございました。
