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【ポイント解説】フリーランスエンジニアならではの確定申告とは

フリーランス(個人事業主)エンジニアとして働く場合、自分で確定申告をする必要があります。会社員であれば、会社がまとめて確定申告をしてくれますが、フリーランスはすべて自分で対応しなければいけません。しかし、フリーランスになって1年間の帳簿を付けて、自分で確定申告を行わなくてはいけなくなり、どうするのが良いか分からず不安を感じている方もいらっしゃるはずです。

この記事では、フリーランスエンジニアが確定申告をする際の白色申告と青色申告の違いや、経費にならない可能性があるものなどを網羅的に解説いたします。

また、エージェントサービスを10年以上提供し、フリーランスエンジニアを数多く見てきた我々エンジニア専任コンサルタントの視点から、おすすめのポイントも含めてお伝えします。

1 フリーランスとして確定申告するために

フリーランス(個人事業主)として確定申告(納税)する際は、開業届を提出しておくことが必要です。また、青色申告を選択する場合やe-taxを利用する場合には更に別の届出も必要となります。

まずは、フリーランスが確定申告することは、どういったことなのかを基本的な情報を交えながら順に見ていきましょう。

1.1 一定以上の所得があるフリーランス(個人事業主)は必ず行う

フリーランスとして個人で仕事を行っている場合や会社員として副業で別収入を得ている場合は確定申告が必要となります。

具体的には、1年間の所得が20万円以上ある場合に1年間の所得金額と納税額を税務署へ申告します。確定申告を行うことによって、控除が適用されたりといった節税効果が期待できます。

(参考:個人事業者の方の確定申告(国税庁)

関連記事:【保存版】フリーランスは年収いくらから確定申告する?確定申告をするべき人と基準

1.2 確定申告の申告方法には2種類ある

確定申告には、大きく分けて「白色申告」と「青色申告」があります。フリーランスの場合は、どちらかを選択できます。青色申告の方が税制上の優遇(控除)を受けられるので、基本的には青色申告を選択されるのがおすすめです。

白色申告も青色申告も、帳簿付けが義務付けられているので、書類作成の点では大きな差はありません。それぞれ詳しく解説していきます。

白色申告

白色申告は、青色申告と比べて簡単に確定申告ができる方法です。例えば、複雑な帳簿付けが必要ないなどです。フリーランスでの収入や経費が少なかったり、帳簿付けの経験が少ない人に向いています。白色申告をする必要があるのは、青色申告を行わない方のすべてが対象となります。

ただし、青色申告で適用される特別控除がないため、フリーランスで生計を立てていけるような収入があり、経費も継続的に発生しているのであれば青色申告で節税を検討するのがおすすめです。

さらに、後述する「赤字の繰越」ができないため、経費が多く発生しやすい開業当初、収入が不安定になりそうな場合などに税制上で損をしてしまう恐れもあります。

青色申告(+電子申告)

青色申告では、複式簿記での帳簿付けと決算書の提出が必要となります。青色申告の税制上のメリットは、帳簿の付け方によって「10万円控除」か「55万円控除」かを選択できる点です。さらに、e-Taxによる申告(電子申告)または電子帳簿保存をすれば、「65万円控除」までの控除が受けられます。

簡単に言ってしまうと、65万円分の収入に対して税金が掛からないため白色申告と比べて大きな差がある部分です。青色申告は白色申告よりも手間は掛かりますが、それ以上に恩恵があるということです。

(出典:青色申告特別控除65万円を目指す(弥生)

では、青色申告と白色申告それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。

2 フリーランスエンジニアにとっての青色申告と白色申告のメリット・デメリット

ここまでで、確定申告には大きく分けて「白色申告」と「青色申告」の2種類があることをお伝えしました。どちらを選択するべきか決めるためにも、白色申告と青色申告それぞれのメリットとデメリットを簡単にご紹介していきます。

2.1 白色申告のメリット・デメリット

白色申告は、平成25年までは年間の所得が300万円未満の人は帳簿付けが義務付けられていませんでした。しかし、平成26年以降の現在では白色申告も含めてすべてのフリーランスが帳簿付けを義務化されました。そのため、所得の少ないうちは白色申告にすることで節税を行うような方法が取れなくなりました。

メリットを挙げるとすれば次の2つになります。

・確定申告に必要な書類が少ない(収支報告書のみ)

・事前の承認を得ずに確定申告可能(申請書などの手続きなし)

また、デメリットに関しては今からお伝えする青色申告のメリットがすべてない点に尽きます。早速、青色申告についても見ていきましょう。

2.2 青色申告のメリット・デメリット

青色申告は、原則として複式簿記で帳簿を記録する必要があることから、白色申告よりも手間がかかります。

しかし、その分節税効果が高いため、フリーランスエンジニアを目指している方の中には青色申告について知りたい方も多いでしょう。青色申告のメリットはいくつかありますが、特に恩恵の大きな制度は次の3つになります。

・所得の10万円もしくは65万円までを控除の対象にできる(青色申告特別控除)

・赤字を翌年以降の3年間繰り越せる(黒字と相殺可能)

・10万円以上30万円未満の備品が一括で経費にできる(償却資産の特例)

一方、デメリットとしては以下が挙げられます。

・複式簿記で帳簿付けを行う必要があるため手間が掛かる

・事前に青色申告承認申請書を税務署へ提出する必要がある

青色申告で確定申告を行うためには、いくつかの準備が必要です。それを今から解説していきます。

3 フリーランスエンジニアが青色申告をするための条件

ここまでにお伝えした通り、フリーランスが青色申告を行うことは、税制上で特に大きなメリットがあります。

しかし、青色申告には事前の申請が必要になるため、あらかじめ準備をしておかなければ青色申告で確定申告を行うことはできません。青色申告に必要な条件を以下にまとめました。

3.1 開業届と青色申告承認申請書を提出してある

青色申告で確定申告を行うには、個人事業主として開業届を出し、さらに青色申告の申請書を提出する必要があります。さらに、青色申告承認申請書は開業届を出してあることが必須のため、開業時に「開業届」と「青色申告承認申請書」を両方を事前に提出しておく必要があります。

新たに開業する場合は、青色申告承認申請書を開業してから2カ月以内に提出する必要があるため、開業届と青色申告承認申請書は両方セットで提出してしまう方が安心です。

(参考:[手続名]個人事業の開業届出・廃業届出等手続(国税庁))

関連記事:フリーランスの開業届は出すべき?書き方や提出日・デメリットなどを紹介

3.2 複式簿記で帳簿付けをしてある

前述でお伝えした通り、青色申告で最大65万円の控除を受けるためには、複式簿記で帳簿を付けた上でe-taxなどの環境を整えておく必要があります。

「複式簿記は難しくて分からない」と不安かもしれませんが、会計ソフトを使えば誰でも簡単に帳簿が付けられますので挑戦してみてください。もし、複式簿記ではなく簡易簿記で帳簿を付ける場合は、青色申告の控除額が10万円までとなってしまいます。

フリーランスエンジニアは、ほとんど原価も掛からず帳簿付けがシンプルなので、会計ソフトを使い複式簿記にするのがおすすめです。月額数千円から会計ソフトを使えるので、65万円までの控除を考えれば手間を惜しむのは得策ではありません。

(参考:はじめてみませんか? 青色申(国税庁)

では、実際に白色申告と青色申告によってどれほど節税の点で違いがあるのかを比較してみましょう。

4 白色申告と青色申告の節税効果を比較

以下の表は、事業の利益(事業に係る収入-必要経費)が600万円、配偶者の青色事業専従者給与の金額120万円を例にした場合の青色申告と白色申告の節税効果を比較したものです。

(出典:はじめてみませんか?青色申告(国税庁)

ご覧の通り、所得が年間で600万円あった場合に、最大の65万円控除を適用すると白色申告と比べて約20万円ほども節税できています。もし、この20万円で新たな収益を生む投資ができれば、その差はさらに開くことになります。フリーランスの中でも、特にエンジニアなどの自分自身が価値を作り出すような業種ですと、控除の有無は重要になってきます。その理由は単純で、原価が掛かりにくいからです。

また、控除以外にも経費を活用することも大切です。ですが、複式簿記で帳簿付けを行うとしても、何が経費になるか分かっていなければ控除を有効に活用できません。フリーランスエンジニアの場合に、どういったものが経費になるのかを今からお伝えしていきます。

5 フリーランスエンジニアが経費に使えるものは?

フリーランスエンジニアのような事業の代表者(事業主)は、経費にするかどうかを自分で判断する必要があるため、何も知らないと控除を有効に活用できません。

経費とは、事業で使用したお金のことで、収益を得る目的で使用した費用のことを表します。「交通費」「備品費」「通信費」など、業務で使用する費用は様々です。

経費として計上できるもの、できないものの基準は何なのか、どう判断すれば良いのかの判断基準は「業務に必要か」という点になります。基本的にはフリーランスエンジニアにとって仕事で使用するものであれば経費と考えられますが、人により条件が異なるため一概に決められないものなのです。

エンジニアは、自分のスキルによって収益を生み出せるため、小売業などのように明確な仕入れなどの原価が発生しません。そのため、経費になるのか判断に困ることもあるかもしれません。ですが、収益を上げることと同じくらい経理処理は重要なため、正しい知識を身につけておくことは大切ではないでしょうか。

6 フリーランスエンジニアの経費の割合

節税のためにも経費の管理が重要だとお伝えしましたが、売上の割に経費が多すぎると注意が必要です。そこで、フリーランスエンジニアの経費率を把握しておくことも大切です。

経費率とは、収入に対して経費がどのくらいの割合を占めているかを表したものです。国税庁では職業別に経費率の平均値が算出されているため、異常に経費率が高いのはおすすめしません。

経費率は、業種や売上規模によって様々で、フリーランスエンジニアの場合はサービス業の50%が経費率の目安と言われています。もちろん、売上が低ければ経費の割合も必然的に上がりますので、必ず平均に揃えようとするよりは「それに費用を掛けることで、より事業がプラスになるのか」という視点が大切ではないでしょうか。

また、無理に節税を行おうとして不必要なものまで経費として使ってしまうと、キャッシュが減ってしまっただけで本末転倒という結果になってしまいます。

無理に費用を使おうとせず、毎月使用した費用の領収書を保管して、確定申告までに必要なものとそうでないものを仕分けして無駄のない節税をしていくのはいかがでしょうか。

関連記事:自分の名前で大丈夫?フリーランスが貰う領収書の宛名を解説

7 フリーランスエンジニアの経費対象

7.1 フリーランスエンジニアが経費にできるもの

フリーランスエンジニアが、実際に経費として計上できる代表的な項目を知っておくことは、仕分けをスムーズに行う上で大切です。事業をより良くするために必要な経費を計上して、所得税を節税しましょう。

フリーランスエンジニアが、経費にできる代表的なものを以下にまとめました。

関連記事:今話題のふるさと納税はフリーランスにもお得?

7.2 フリーランスエンジニアが経費にできないもの

ここからは、フリーランスエンジニアの経費にならない代表的なものをご紹介していきます。基本的な考え方として、以下のような「事業に関係のない支出」は経費として認められません。例えば、仕事と関係のない友人との飲食代などのことです。他にも、健康診断の費用や、国民健康保険の保険料なども、経費に計上できません。では、順に見ていきましょう。

プライベートでの友人・家族との飲食代

依頼主企業の担当者や、外注先の関係者といった、事業に関係する相手であれば経費に計上できますが、プライベートでの友人・家族との飲食代は、経費になりません。

国民健康保険・国民年金の掛け金

事業ではなく個人にかかる支出なので経費としては、計上できません。しかし、社会保険料であれば所得から控除することができます。社会保険(健康保険・厚生年金)は、国、地方公共団体または法人の事業所、あるいは一定の業種(※)であり常時5人以上を雇用する個人事業所では強制適用となっていますが、フリーランスの場合でも加入自体は可能です。

(参考:人を雇う時のルール - 4 社会保険(厚生労働省)

健康診断の費用

フリーランス(個人事業主)自身だけでなく、家族も含めた健康診断の費用は、経費にすることも医療費控除の対象にすることもできません。

所得税や住民税

事業とは関係なく支払う必要があるもののため、経費にはなりません。

関連記事:【スーツ代も経費】フリーランスが気をつけたい3つのこと

8 フリーランスエンジニアの節税方法

前述で、節税のために経費と認められるものと認められないものは何かをお伝えしました。ですが、ほとんど原価を掛けなくても開発を進められるフリーランスエンジニアは、まず青色申告を選んで控除の優遇が受けられるようにしておくと良いでしょう。他にも節税になる方法を順に挙げていきます。

8.1 青色申告にする

前述で詳しくお伝えした通り、確定申告には青色申告と白色申告があります。青色申告には、複式簿記による帳簿付けなどが必要など、白色申告に比べるとやや煩雑な作業が必要になるものの、多くのメリットがあります。その中でも節税の点においては、最大で65万円までの特別控除を受けることができます。

8.2 赤字を3年間繰り越すことができる

その年の利益が赤字(事業所得の総額が赤字)でも、翌年以降の3年間に渡って黒字と相殺できる「純損失の繰越控除」という制度があります。

フリーランスエンジニアとして独立したばかりの頃は、売上が不安定になってしまった時には赤字になるケースも珍しくありません。

関連記事:【プロが解説】フリーランスエンジニアが安定して仕事を獲得できる方法とは?

こうして赤字となってしまった年の翌年以降から3年間で黒字になれば、節税が可能となります。フリーランスエンジニアとして続けていくことに見込みがあるのであれば、こういった制度を活用して諦めないでください。

8.3 事業に必要な経費を計上をする

ここまでにもお伝えした通り、フリーランスの主な税金である所得税は、売上(収入)から、経費を差し引き、さらに医療費、生命保険、上述の青色申告特別控除といった控除額を除いた「課税所得」に対して税率が掛かります。

そのため、経費計上をして、所得を減らすことで節税に繋がります。ただし、事業に必要な費用でないと罰則を受けることになるので、不必要に経費計上することは避けましょう。

また、年金基金や小規模企業共済制度の掛金は、事業上の経費にはできませんが所得控除の対象となります。フリーランスは、国民年金の加入だけですので自身で将来への備えを蓄えることも重要になります。

では、さっそく経費に計上して節税をするための詳細を見ていきましょう。

30万円未満のものをその年に一括で経費にする(減価償却の特例)

10万円以上の資産は、原則として何年かに渡り経費として計上していくことになります。(減価償却)しなければなりません。つまり、節税のために一括で経費計上ができないということです。

例えば、フリーランスエンジニアに必須となるPCです.10万円以上のPCであれば、白色申告なら約4年間で経費化することになります。(各資産の耐用年数については、こちらから管轄の税務署にてお問い合わせください。)

一方、青色申告の届出を行っているフリーランスエンジニアであれば、減価償却の特例により10万円以上が30万円未満という条件に当てはまるPCであれば、一括で経費として計上できるようになります。

(参考:償却資産の評価に用いる耐用年数(東京都主税局)

専従者給与を活用する

青色申告の場合は、事業を手伝ってくれる家族や親族への給与を経費計上することができます。

家事按分を活用する

家事按分(かじあんぶん)とは、自宅を仕事場にしている場合に家賃や光熱費、通信費などを事業で使用した分だけ経費として計上できるというものです。

前述した「家事関連費」をプライベートで使用している分と、事業で使用している分を分ける按分計算のことを「家事按分」と言い、事業で使用したと明確に主張できる比率を経費として計上することができます。

自宅を作業場とするフリーランスエンジニアが近年非常に増えています。。そのため、光熱費や通信費はプライベートだけの場合よりも高くなりがちです。そういった事業に必須となる毎月の費用を経費とするためにも、家事按分を必ず理解しておくとおすすめです。

ただし家事按分は、事業に必要な割合だけを経費として計上できるものなので、家賃や光熱費のすべてを経費にすることはできません。

「仕事でしか使わない部屋の面積が、全体の40%だから家賃の40%を経費にする」などの明確な根拠を説明できる比率で計上するようにしましょう。

関連記事:【節税】フリーランスの確定申告で役に立つ家賃経費の算出方法

次に確定申告を行う際に必要となる提出書類についてを解説していきます。

9 確定申告に必要な提出書類

ここまでで、確定申告の申告方法についての違い、経費の活用による節税方法などの知識を中心に解説しました。ここからは、実際に確定申告をする時の実務面に沿った解説を進めていきます。まずは確定申告に必要となる書類ですが、具体的には以下が必要となります。

・確定申告書B 

・青色申告決算書 (白色申告は収支内訳書)

・確定申告書に添付する各種控除関係の書類(控除を受ける場合) 

・源泉徴収票(給与所得などがあった場合)

(参考:確定申告の必要書類・準備が必要なものとは?(freee)

また、確定申告の際に、控除関係の証憑書類は提出義務がありません。しかし、控除を受けるには領収書のや証明書の添付が必要なため、必要な書類は必ず保管しておきましょう。

証憑書類とは、取引の成立を証明する書類のことです。発生した事実(取引)を正確に、実態に即して記録・集計しなければなりません。これらの事実(取引)を証明する書類を意味します。

申告内容に応じて下表のような書類をご準備いただくことになるため、事前にチェックしておくとよいでしょう。

(出典:申告書に添付・提示する書(国税庁)

これらの書類は、e-taxによる電子申告であれば書類提出を省略できるので、スムーズな確定申告のためにも電子申告を検討してはいかがでしょうか。会計ソフトを活用すればスムーズに電子申告が可能です。

(参考:所得税及び復興特別所得税についてよくある質問(国税庁))

10 会計ソフトを活用する

フリーランスエンジニアとして自分で確定申告をするのであれば、会計ソフトを利用するのがおすすめです。会計ソフトであれば簿記などの専門的な知識がなくても、使用した経費や収入などを入力しておくことで自動で計算し、確定申告できる状態にしてくれます。

本来は、借方・貸方の仕訳や勘定科目など慣れない言葉を覚えるだけでも大変な複式簿記の帳簿付けも、毎月の売上、外注先への支払い、備品の支払いなどの収入・支出と現金・振込・事業外の資金(プライベート資金など)を入力していけば、

青色申告決算書などの確定申告書類も、すぐにデータで出力できる状態になります。

また、電子申請に対応している会計ソフトであれば、確定申告までインターネット上で完結させることも可能です。クラウドサービスであれば年間1万円ほどで利用でき、さらにソフトの利用料金も経費として計上できます。

つまり、毎月利用した分だけの費用しか掛かりませんので、買い切りソフトのように一度で大きな支出をせずに済むので、キャッシュ面でもおすすめです。買い切りの場合は、パソコンなどと同じく金額により耐用年数に応じた減価償却が必要となります。

関連記事:確定申告にも役立つ!フリーランスのレシート管理とは?

あとは、出力したデータを印刷して税務署に郵送か持ち込みで提出するか、e-Taxの電子申告で提出するだけです。確定申告書類が作れるか不安だという方も、これで解消されるはずです。次に確定申告の流れを解説します。

11 フリーランスエンジニアの確定申告の流れ

確定申告の進め方(フリーランスの場合)

1、申告する年の1月~12月の売上を計算する

2、国税庁のWebサイトから確定申告書Bをダウンロードする

  ※税務署・市町村役場の窓口、郵送での入手も可能

3.青色申告決算書(青色申告のみ)、1年間の収入を確認できる書類、経費として申告するために必要な書類、必要に応じて控除明細書などを用意する

4.上記の書類を税務署に持っていく、もしくは郵送、電子申告にて提出する

(参考:申告手続の流れ(国税庁))

12 確定申告の注意点

もし確定申告をしなかったり、申告漏れが発覚した場合には逆に損をすることになってしまいます。なぜなら、本来支払うべきだった税金に加えて、「無申告加算税」などの附帯税が課せられます。附帯税とは、無申告加算税の他に「過少申告加算税」「不納付加算税」「重加算税」「延滞税」もあります。

一方で、フリーランスも会社員と同じように、源泉徴収され過ぎている分は年末調整のように還元されます。

脱税をして利益を残すのではなく、必要な税金は必ず納めて、控除などの制度を上手く活用して利益を残すような発想が大切ではないでしょうか。

13 まとめ

専門領域を磨いてきたエンジニアの方たちにとっては、確定申告はあまり経験することがなくフリーランスへの転向の弊害になっているかもしれません。本記事で、それらの不安や疑問を解消して後押しが出来ることを願っております。

フリーランスエンジニアなら、確定申告の知識は把握しておく必要がありますが、実際の作業は会計ソフトを活用して電子申告にすれば非常に簡単に進められるようになりました。

このように本業以外に掛ける時間を最小限にする工夫を日々行なって自由な働き方を手に入れてください。

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