コラム一覧 確定申告にも役立つ!フリーランスのレシート管理とは?

確定申告にも役立つ!フリーランスのレシート管理とは?

フリーランスの確定申告はレシートでも申請できる」

この事実を知っていますか?

現在は確定申告でもレシートを領収書の代わりとして提出することが可能です。 レシートの管理は非常に重要であると言うことができるでしょう。

一方、必要不可欠でありながら、処理の煩雑さに頭を悩まされるのがレシートの整理です。

現在、フリーランスの方の中には、「レシートの処理にこんなにも手間がかからなければ、もっと業務を効率化できるのに」と考える方も多いのではないでしょうか?

この記事で紹介する便利な管理術や新しいテクニックを実践してみてください。

具体的には

  • 確定申告はレシートでOK

  • 領収書もレシートもない!そんな時の対処法

  • レシート管理おすすめの方法とツール

をご紹介します。

この記事を参考に、効率よく簡単にレシート管理を行って、効率的にに業務を行いましょう。

フリーランスは領収書ではなくレシートでも確定申告できる!?

フリーランスになって経費で落とすため「レシートでなく領収書貰わないと!」と思っていませんか? 実は領収書ではなく、レシートでも十分に確定申告できます。。

フリーランスレシートと領収書は何が違う?

レシートと領収書、似ているようで違うものです。 何が違うのでしょうか。

以下はそれぞれに記載されている事項です。

レシート

  • 日付

  • 金額

  • 品物の内容

領収書

  • 日付

  • 金額

  • 宛名

大きな違いとしてはシートには品物の詳細な記載がありますが、領収書にはありません また、領収書には宛名を書く必要がありますが、レシートには宛名を書く欄がありません。

フリーランスのレシートは確定申告でも使える!

レシートより領収書のほうが良い」ということはありません。 「レシートではなく領収書」という慣習は日本の会社の古い伝統と言えます。 かつては、レジが現在ほど浸透していなかったため、経費として落とすためには手書きの領収書が必須でした。

しかし、今ではむしろレシートの方が信頼があるとみなされるケースもあります。 レシートには店名や、日時、金額、内容が詳細に記載されている一方、領収書には但し書きなどしか書かれておらず、不明瞭であるからです。

税務署を所管する国税庁のHPでも領収書だけでなく、預かり所、伝票、レシートなど全てが金銭の受取書になると書かれています。

フリーランスレシートに必要な記載

従来であれば確定申告の際はレシートではなく領収書が必須とされていました。 しかし、現在ではレシートでも確定申告に申請できるようになりました。

ただ、どんなレシートでも良いというわけではありません。

レシートに必要な記載 ●金額 ●日にち ●支払った相手 ●内容

この4点がしっかりと記載されているレシートは確定申告の際も利用できます。 また、レシートを画像データとして、確定申告で提出する方法はこの先で紹介しています。 少し手続きが必要なので、是非参考にしてみてください。

項目ごとのレシート管理は必須!

レシートは、事業の収支を管理する上で欠かすことのできないアイテムです。 また、税務署に収支を証明する確定申告をする上では、業務に使用した費用であることを伝証明する必要があり、項目ごとの分類も必須となります。

レシートは一定期間の保管が必要

収支を証明する書類としてレシートを使用するためには、保存の義務があります。 一般の家庭の家計簿に使用するように短期間で破棄できれば、フリーランスレシート処理も一気に楽になるでしょう。

しかし、税法で法人・青色申告を行う個人事業主は7年間、白色申告を行う個人事業主は5年間の保存が必要と定められています。 1ヶ月に数十枚、1年間であれば数百枚にも及ぶレシートがあっという間に溜まっていくでしょう。

フリーランスレシートを無くしてしまった!そんな時の対処法

どんどん溜まっていくレシート、時にはなくしてしまうこともあるかもしれません。 なくした時の対応策についてまとめました。

店舗で再発行してもらう

原則として、レシートや領収書は売買成立時に発行されるものです。店側は商品購入時にレシートの発行義務はあっても後日、再発行する義務はありません。 そもそもレシートの端に「再発行は致しません」と書いてあることも多く、再発行してくれることは稀です。

証明書をもらう

レシートの再発行を断られても、証明書で対応することができます。 購入した店舗で購入証明書、領収証明書、支払証明書などを発行して貰うことは可能です。 一方、300円から400円ほどの費用がかかってしまいます。

出金伝票を使う

電車代、結婚祝い、ジュース代などレシートなどが発行されないものを買った時のためのものですが、レシートをなくした時にも使用することができます。 日付、支払先、金額、商品の内容の4点を記入します。 出金伝票は一般的な文房具屋にも売っています。

クレジットカードの利用明細を使う

カードの伝票は日付、振込先、金額などが記載されているため代用することができます。 ただし、請求明細では内容が細かくわからないので確定申告のことを考えると利用明細が望ましいです。

フリーランスのあなたに朗報!カメラで撮影したレシートでも確定申告可能!

紙のレシートはなくしてしまう危険性があります。 紙での管理が面倒だと感じているあなたに朗報があります。カメラ等で撮影してデータ化したレシートも申請可能となったのです。

少しでも事務処理の時間を短縮したいというフリーランスの方は、撮影したレシートが申請できるようになった経緯と申請に必要な手続きをしっかりとチェックしておきましょう。

きっかけは2017年の電子帳簿保存法改正

1998年から電子帳簿保存法としてレシートをデータする動きがあったものの、改ざんの危険性などの観点から普及しにくい状況でした。 そして約10年の期間を経て、2017年の電子帳簿保存法の改正によって、適切な申請の体制が進められ、撮影したレシートを公的な書面として使用することが認められました。

データを申請するための手続き

スマホなどの写真データも電子帳簿保存法の改正によって申請の認可が下りましたが、3ヵ月前までに事前に税務署への申請が必須となります。

国税庁に用意されている正しい申告書を使用する、3ヵ月前までの事前申請という要点さえ守っていれば複雑な手続きで はありません。

税務署から許可がおりたのちに、スマホなどでレシートを撮影していきましょう。 カメラの解像度にも指定があり、500万画素以上のスペックが必要となるため、事前に確認しておきましょう。

そして、フリーランスの場合は撮影後、3日以内にタイムスタンプをつける必要があります。法人のように認定されているタイムスタンプ事業者を経由する必要はありませんが、経理担当者・タイムスタンプを押す人員・定期確認する人員の相互チェックが求められており、申請時に税務署に知らせておく必要があります。

レシートをデータ保存するメリット

レシートをデータ保存することによってフリーランスの業務効率が改善することは間違いないと言えるでしょう。 紙での処理に必要としていた1人の時間だけでなく、経理担当者の時間短縮にもつながります。

データ化しておくことで紛失してしまう危険性もなくなるので、すぐに税務署へ申請を行うことをおすすめします。

フリーランスにおすすめなレシート管理ツール

フリーランスレシートのデータ化をするには、MFクラウド経費とfreeeの2つのツールを活用することをおすすめします。

スマホと連動できる「MFクラウド経費」

フリーランスにおすすめする1つめのツールがMFクラウド経費です。 マネーフォワードは家計簿アプリとして知っている方も多いかもしれませんがこちらは経費専用のツールです。 レシートの読み取りに加え、それをスマホで手軽に確認でき、またスイカやパスモなどと連動して経費の精算を行うことができます。

取引明細を自動で取り込んでくれる「freee」

MFクラウド経費よりも「経費管理」に特化したツールです。 特に取引明細の自動取り込みという機能は非常に強力で、口座間やクレジットカードのやり取りがほとんどの人にとってはほとんど自動で帳簿が付けられていきます。

まとめ:フリーランスは効率的にレシート管理をしよう!

2017年の電子帳簿保存法改正により、フリーランスレシート管理にかける時間を本来の業務に充てられるようになったと言えそうです。

レシートを電子化する条件は3ヶ月前の申請、一定以上のスペックのカメラなど、規定こそあるものの、満たすこと難しい条件ではありません。

今回紹介したレシートをデータ化した場合のメリットやおすすめのツールを含め、最も業務効率を向上させられる方法を探してみてはいかがでしょうか?

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