【まとめ】バックオフィス対策を怠らないフリーランスエンジニアが最後に笑う理由とは

毎月の請求管理や帳簿付けといった作業をもっと効率化して開発に専念したいものの、具体的にどうするのが良いかが曖昧になって困っているのではないでしょうか。実際、エンジニア専任コンサルタントとしてエンジニアの方たちを見てきましたが、「こうしたら良いだろう」などは考えていても、優先順位が分からない、改善してどのくらい変化があるのかもイメージがつかないことで保留となってしまっているケースをよく耳にします。

この記事では、フリーランスエンジニアが「バックオフィス対策を何から始めるのか？」「何を外部へ依頼した方が良いのか？」といったバックオフィス対策についてをまとめています。

1　バックオフィス対策は必要なのか？

1.1　フリーランスにとってのバックオフィス業務とは

バックオフィスに該当する業務には、経理、財務、人事、総務といった「直接利益を生まない業務」が該当します。利益を生まないとはいえ、事業がスムーズに回るための根底を支える必要不可欠な領域です。

例えば、請求書の発行などがバックオフィス業務に分類されますが、これを怠ってしまえば本来得られるはずの入金がなくなる＝事業が成り立たないことになります。フリーランスエンジニアにとっては、そういった本業ではないものの必ず対応が必要な業務のことです。

一方で、「直接利益を生む業務」に該当する営業などがフロントオフィスと呼ばれています。次に、バックオフィス対策がなぜ重要になるのかについて解説していきます。

関連記事：フリーランスエンジニアが入れる社会保険とは?社会保険を事前に勉強しておこう

1.2　バックオフィス対策が重要な理由

そもそも、バックオフィスの対策をしておくことが何故重要なのでしょうか？それは、フリーランスがバックオフィス業務を含めたすべてのことを自分の管理下で進める必要があり、本業に専念できるかが大きな差となってくるからです。

つまり、バックオフィス業務のように「本業とは関係ないものの必須な業務」に掛ける時間や手間を減らし、どれだけ本業である開発に充てられるかで「自由な働き方」や「収入」が大きく変化するということです。

フリーランスエンジニアに必要なバックオフィス業務の具体例

では、フリーランスエンジニアの場合は、何がバックオフィス業務に当てはまるのでしょうか？代表的なバックオフィス業務を以下に挙げてみます。

・自身のセルフブランディング・スキルシート記載

・案件受注までの営業活動

・依頼主との契約交渉

・契約書の締結

・請求書の発行

・入金管理・経費精算・確定申告

これらの内容を理解し、掛ける時間配分をコントロールしていくことはフリーランス（個人事業主）としてやっていくためには必要なことです。これらの業務は、対策を打たないと増えてしまい自分の首を締めることになります。

バックオフィス対策を怠る弊害

例えば、財務管理ができていなければ、余裕を持った営業活動ができません。キャッシュ不足にギリギリになってようやく気づき、開発業務を中断して慌てて営業活動に走るといったことになりかねません。他にも、契約トラブルが頻発すれば契約処理や話し合いによって多くの時間が取られてしまいます。

しかし、フリーランスエンジニアが本来行うべき業務は「依頼主のプロジェクトを完遂すること」と「エンジニアとしてスキルを上げる」の2点ではないでしょうか。

詳しくは以下の記事で解説しています。

＞＞【プロが解説】自身の仕事内容を把握できてないフリーランスエンジニアは年収が上がらない

では、バックオフィス対策が必要なことがご理解いただけたかと思いますので、次にバックオフィスを対策した場合とそうでない場合の違いを解説していきます。

2　バックオフィスを整えるとどう変わるのか？

フリーランスエンジニアの本業には当てはまらないバックオフィス業務ですが、上手く効率化を図ることでどれほどの変化があるのでしょうか。順に見ていきましょう。

2.1　バックオフィス対策による変化①：スキルアップ時間の捻出

フリーランスにとって特に重要と言える「スキルアップ」の時間が作りやすくなる点は重要です。会社員であれば、上司や先輩を中心に改善点の指摘をしてもらい自然と成長できるかもしれません。

ですが、フリーランスの場合は人間関係に苦しむ機会は減らせるとはいえ、自然に成長できる機会も同様に減ってしまいます。つまり、フリーランスエンジニアは、強い学習意欲を持って学び続けることが必要になるということです。

学習効率を上げるおすすめの方法は、下記の記事で詳しく解説しています。

＞＞現役フリーランスに聞いた！稼ぐエンジニアが実践する効率的な学習方法

フリーランスエンジニアは忙しくて勉強できない

IT人材白書2020のスキルアップに関する調査結果を見ると、フリーランスエンジニアのもっとも多い回答は
「忙しくて勉強する時間が作れない」という内容でした。すべての業務を管理し、忙しいことが前提にあるフリーランスという働き方には、「時間を作り出す工夫」が求められるのです。

ただし、時間を作るだけではなく「何を身につける、強化するのか」など、自分なりの方向性をよく考えておくのも、収入を安定させて自由な働き方を得るには大切です。

開発スキルの習得は、食いっぱぐれない長期的に通用するものと、希少性のあるPythonなどの言語を時代に合わせて取り入れていくのがおすすめです。詳しくは以下の記事でそれぞれ解説しています。

＞＞フリーランスエンジニアが食いっぱぐれない言語を見極める方法を人材会社が解説します

＞＞Pythonエンジニアは本当に儲かるのか?フリーランスでも高単価案件が多い理由

関連記事：【人材会社が解説】フリーランスエンジニアがスキルを上げる上で大切なこと

2.2　バックオフィス対策による変化②：受託可能な案件数の増加

バックオフィスを効率化することで、開発に専念できる時間が増えます。そのため、効率化するまでは同時に2案件しか対応できなかったものが、効率化したことによって3案件まで対応できるようになり、収益を伸ばせるといったことはよくあるケースです。

バックオフィスに限らず、スキルアップをするための学習も効率的に進めていくことで、より良い条件で依頼を受けられるようにしておくことも大切です。詳しくは以下の記事で解説しています。

＞＞現役フリーランスに聞いた！稼ぐエンジニアが実践する効率的な学習方法

インボイス制度を知って損をなくすことも重要

また、インボイス制度が始まることからも、対策している人とそうでない人の差は広がる一方です。

インボイス制度とは、仕入税額控除の方式のことで、「インボイス（請求書や納品書）」に記載された税額のみを仕入として控除することができる制度です。インボイスを発行するためには課税事業者（適格請求書発行事業者）に登録をする必要があります。

フリーランスの多くは「免税事業者」のため、課税事業者に登録するか、免税事業者のインボイス制度導入後のデメリットについて知らなければいけません。

詳しくは以下の記事で解説しています。

＞＞【専門家が解説】インボイス制度を知らないとフリーランスエンジニアはこれだけ損をする！

関連記事：【徹底解説】フリーランスにとって納品書は必要？

3　フリーランス向けバックオフィスサービス

3.1　バックオフィスサービスで本業に掛ける時間を増やそう

バックオフィス業務を外部へ委託しようという考えが、近年増えてきています。これは法人だけでなく、フリーランスも同様に大切な考え方です。なぜなら、フリーランスは自分1人しかいないため、外部へ委託しなければ案件の対応に限界が来るからです。フリーランスエンジニアの本業は開発です。

本業以外の業務は、バックオフィスサービスなどを上手く活用して時間配分をコントロールしていきましょう。

関連記事：【スケジュール管理】フリーランス成功の鍵はスケジュール管理にある？

そして、外部へ委託する考えが増えたことによって、バックオフィス業務の効率化を目的とするサービスが続々と増えてきています。バックオフィス業務の効率化に繋がるバックオフィスサービスにも大きく分けて2種類あります。その違いを今から解説していきます。

3.2　クラウド型とパッケージ型の違い

バックオフィスサービスには、一般的にクラウド型とパッケージ型があります。それぞれの違いを解説します。

クラウド型とパッケージ型の違い①：導入コスト

クラウド型の場合、サービスを提供している企業のサーバーへアクセスして利用者情報を照合する形を取るため、毎月決まった利用料を支払うだけで済みます。このため、大きな支出は抑えやすいため利用のハードルが低いことが特長です。

さらに、オンラインでの利用を前提としているためアップデートも自動で行われるため最新の状態を保てます。

一方、パッケージ型の場合はソフトを買い切りとなるため所有する点では魅力的ですが、ソフト自体が高額となりアップデート用にも別途費用が発生するものが大半です。また、環境を整えるためにも支出が必要な可能性が高くなり専門知識を要することもあります。

例えば、サーバーに組み込むような場合には、ソフトを扱う知識だけではなくサーバーのことや互換性の問題などを考慮し、サーバー管理の費用も考慮しなくてはならないということです。

クラウド型とパッケージ型の違い②：セキュリティ管理

前述の通り、クラウド型はサービスを提供している企業のサーバー上でソフトを利用することが前提のため、セキュリティ面で導入が難しいという声もあります。そういった場合には、パッケージ型で自社にてセキュリティを管理する手段を取ることになります。

フリーランスエンジニアの場合、自分で保守・管理をしながらというのは現実的ではありませんので、クラウド型を活用される場合がほとんどではないでしょうか。クラウド型でも、近年は技術の発達によりセキュリティを強固にすることを基本としているため、選び方を工夫すればセキュリティに懸念がある場合でも検討できるかもしれません。

関連記事：フリーランスのための便利なWebツール

4　経理、法務、その他で何から優先すべき？

ここまででクラウドサービスのことをお伝えしましたが、実際のバックオフィス業務においては経理、法務など多岐に渡ります。フリーランスエンジニアの場合、何から手をつけていけば良いでしょうか？今から解説していきます。

経理業務は優先的に対策する

優先度が高いものとしては、帳簿付け、契約書関連が挙げられます。帳簿付けといった経理業務は、クラウドサービスが数多く出ており、簡単に帳簿付けや集計が可能となっています。費用面でも月数千円からで負担も少なくなっています。

フリーランスとして避けて通れないのが、帳簿付けをした収支結果を国税庁へ申告する「確定申告」です。まずは、帳簿の付け方を理解するところから始めていくのがおすすめです。確定申告時のポイントは以下の記事で詳しく解説しています。

＞＞【ポイント解説】フリーランスエンジニアならではの確定申告とは

関連記事：【フリーランス向け】帳簿作成を簡単にする2つの方法を解説

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契約書のポイントを理解する

出典：フリーランス白書2021「受注経路」（フリーランス協会）

フリーランス白書2021によると、フリーランスの受注経路で1番多いのが69.2%で「人脈（知人の紹介を含む」という結果が出ています。人脈を活用した案件獲得は、受注確率が高くなりやすいものの、口頭で契約してしまうといった「曖昧な取り組み方」になりがちです。口頭契約によるトラブルの詳細は、以下の記事で詳しく解説しています。

＞＞フリーランスの約4割が口頭で契約。あなたは正しく契約締結していますか？

また、契約を書面で交わした場合にも注意が必要です。契約書の見るべき部分がわかっていないと、一方的に不利な内容になっていても気づかずに契約締結してしまいトラブルになる可能性もあります。事業の責任を負う立場として、契約書のことは必ず理解しておきましょう。ポイントは以下の記事で解説しています。

＞＞【ポイント解説】フリーエンジニアの契約トラブル解決方法と業務委託契約の注意点をエンジニア専任コンサルタントが解説

関連記事：フリーランスエンジニアだからこそ意識したい、機密保持契約書の確認ポイント

ここまでで、バックオフィス業務の効率化におすすめの方法と優先度をお伝えしましたが、それ以外にも外部へ業務を委託することで自分の時間をより自由に使える環境を作ることが可能です。それを今から解説していきます。

5　外部サービスを活用するなら案件獲得を重視

外部サービスを活用してバックオフィスを効率化することが、フリーランスとして自由な働き方を得やすくすることに繋がることをお伝えしました。じつは、外部サービスを検討した方が良い業務というのはバックオフィスだけではありません。特に検討をおすすめしたいのが「案件獲得＝営業活動」に関する部分です。

案件獲得は重要だが本業ではない点に注意

営業活動は、事業を継続していく上で生命線となる重要な部分ではあるものの、エンジニアにとっては、「開発」が本業であり収益の要となります。また、長年の営業経験を持つエンジニアも多くありませんので、得意ではない場合が多いのではないでしょうか。

そのため、営業活動もその道に特化しているプロへ任せる方が良いのです。意外かと思いますが、稼げるエンジニアほど営業活動をうまく外注しているケースが多いのです。詳しくは以下の記事で解説しています。

＞＞【人材会社が解説】稼げるフリーランスエンジニアは営業をしない？そのわけを解説

では、ここからは「フリーランスエンジニア案件の獲得を任せられる外部サービスの詳細」についても解説していきます。

6　エージェントの活用＝営業人員の無償雇用？

フリーランスエンジニア案件の獲得を任せられる外部サービスには、クラウドソーシングや求人サイト、エージェントサービスなどがあります。

中でも、エージェントサービスはクラウドソーシングや求人サイトのように自分で案件情報を探すというだけでなく、「あなたの代わりに」依頼主との条件交渉や情報提供をしてくれるというメリットがあります。

また、エージェントサービスの本来の価値とは、あなたが本業に専念する時間を多く確保できるように「専任担当者が付いてくれる」こと、そのものにあります。詳しくは以下の記事で解説しています。

＞＞フリーランスエンジニアのエージェントなんて全部同じ？いいえ違います。その理由を解説します

関連記事：フリーランスエンジニアは、「営業ができないと食べていけない」そう思っていませんか？

例えば、ここまでにお伝えしたように、営業活動を我々が代わりに行うことで、あなたがスキルアップをしたり案件に集中できる時間を確保します。そうすることで、あなたの価値を上げ、収入アップに繋げることなどです。

これに加えて、トラブルにも巻き込まれにくくなることを考えれば、非常に理想的な条件で「秘書を1人雇ったようなもの」ではないでしょうか？ぜひ、エージェントサービスを上手く活用して、あなたの時間をさらに自由に使える環境を作っていってください。

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